Erste Schritte

In 5 einfachen Schritten zur Online-Buchung!

Hallo und herzlich willkommen bei kutego^®!

Wir freuen uns riesig, dich an Bord zu haben. kutego^® ist eine umfangreiche Software mit vielen tollen Möglichkeiten, die dir die Organisation deines Unternehmens erleichtern wird. Aber keine Sorge – für den Start brauchst du noch nicht alles zu kennen. Lass uns Schritt für Schritt vorgehen und gemeinsam die Grundeinstellungen anpassen.

Keine Sorge – die folgenden Schritte sind leicht umsetzbar und du bist anschließend startklar. Lass uns direkt loslegen!

Unternehmen > Einstellungen

Die Unternehmenseinstellungen sind der Schlüssel, um kutego^® optimal an dein Unternehmen anzupassen. Hier kannst du grundlegende Daten und individuelle Anpassungen vornehmen, um die Software perfekt auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden. Von rechtlichen Dokumenten wie AGB, Datenschutz und Widerrufsbelehrung bis hin zu deinem Branding mit Logo und Favicon – alle wichtigen Elemente lassen sich hier zentral verwalten.

Damit auch die Kommunikation reibungslos funktioniert, kannst du in den Einstellungen deine Absender-E-Mail-Adresse samt SMTP-Daten hinterlegen. So werden alle System-E-Mails, wie Buchungsbestätigungen und Rechnungen, professionell und im Namen deines Unternehmens versendet. Mit wenigen Klicks schaffst du die Grundlage für ein einheitliches, rechtssicheres und professionelles Auftreten!

Logo hinterlegen

1. Navigiere zu Unternehmen > Einstellungen > Logo&Favicon.
2. Lade dein Logo hoch: Dieses wird auf offiziellen Dokumenten und in E-Mails verwendet.
3. Lade dein Favicon hoch: Das kleine Symbol wird im Browser-Tab angezeigt.
4. Speichere die Änderungen.

Rechtliches

Damit deine Kurse rechtlich korrekt online buchbar sind, hinterlege bitte folgende Informationen:

• Unter Unternehmen > Einstellungen > Rechtliches hinterlegst du deine eigenen AGBs.
• Überprüfe die Reiter Datenschutz und Widerruf und passe diese an, wenn nötig.

E-Mail-Konfiguration

Damit kutego^® E-Mails im Namen deines Unternehmens versenden kann:

• Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand legst du die Absender-E-Mail-Adresse fest.
• Trage die SMTP-Daten für diese Adresse ein, damit kutego^® im Namen deines Unternehmens E-Mails versenden kann.

Finanzen > Einstellungen

In den Finanzeinstellungen legst du wichtige Parameter wie Rechnungsnummern, Rechnungsprefix, Umsatzsteuer, Bezahlmethoden, Zahlungsfälligkeiten und das Mahnwesen fest. Diese Einstellungen sind essenziell, um eine professionelle und rechtskonforme Rechnungsstellung zu gewährleisten, klare Zahlungsprozesse zu schaffen und den Überblick über offene Forderungen zu behalten.

Hier geht es um die wichtigsten Schritte zur Konfiguration deiner Zahlungs- und Rechnungsprozesse. Bitte unbedingt konfigurieren, bevor du deine Kurse online stellst.

Bankverbindung und Zahlungsausgleich

• Unter Finanzen > Einstellungen hast du die Möglichkeit, im oberen Bereich eine Bank-Schnittstelle zu verbinden. Dadurch wird ein automatischer Zahlungsausgleich aktiviert: Rechnungen werden bei Zahlungseingang und richtigem Verwendungszweck automatisch auf „bezahlt“ gesetzt. Du kannst mit der Bankschnittstelle auch Lastschriften einfach an deine Bank übertragen.
• Im unteren Bereich gibst du deine Bankverbindung ein, die auf der Rechnung für die Zahlart „Überweisung“ aufgedruckt wird, inklusive eines QR-Codes für die Zahlung per Überweisung.

Steuer- und Rechnungsnummernkreise

• Gehe zum Reiter Steuern und fülle die Felder nach Bedarf aus.
• Im Reiter Nummernkreis legst du ein Rechnungsprefix fest und kannst eine spezifische Startnummer eingeben, falls du bei einer bestimmten Rechnungsnummer weiterführen möchtest (Nummernkreis).

info

Hinweis: Diese Einstellungen müssen vor der ersten Rechnungsstellung getätigt werden, um eine fortlaufende Rechnungsnummer zu gewährleisten.

Zahlungs- und Mahnwesen

• Unter Bezahlmethoden legst du fest, welche Zahlungsoptionen du anbieten möchtest. Für spezielle Angebote kannst du die Auswahl an Zahlungsmethoden individuell im Kurstermin oder in der Terminvorlage anpassen.
• Im Reiter Optionen bestimmst du die Fälligkeit für deine Rechnungen:
  • Bei Überweisung regelt die Fälligkeit, wann das Mahnwesen greift.
  • Bei Lastschrift legt die Fälligkeit fest, wann die Rechnungen eingezogen werden können.
• Unter Finanzen > Mahnwesen findest du einen voreingestellten Standard-Mahnlauf, der bereits einsatzbereit ist. Überprüfe kurz, ob dieser für dein Unternehmen passt, und passe ihn ggf. an.

Unternehmensstandorte und Mitarbeitereinstellungen

Organisiere deine Standorte und dein Team:

Standorte

Unter Unternehmen > Standorte kannst du alle Standorte hinzufügen, an denen deine Kurse oder Coachings stattfinden – das können auch Online-Standorte oder Optionen wie Hausbesuche sein. Falls du einen variablen Standort (z. B. für Hausbesuche) nutzen möchtest, aktiviere den Schalter „variabler Standort“, sodass keine feste Adresse hinterlegt werden muss.

• Land und Bundesland: Definiere bitte das Land und das Bundesland, in dem du tätig bist.
• Schließzeiten: Im Reiter „Schließzeiten“ kannst du festlegen, an welchen Feiertagen oder besonderen Tagen keine Kurse stattfinden sollen.
  • Option „Schließtage überspringen“: In deinen Kursterminen kannst du diese Option aktivieren, damit festgelegte Schließzeiten bei der Terminplanung automatisch ausgeschlossen werden.

info

Hinweis: Möchtest du nicht stattgefundene Kurstage rückwirkend erstatten, müssen diese Tage als Termine angelegt sein. Deaktiviere in diesem Fall die Option „Schließtage überspringen“.

Mitarbeiter anlegen

Unter Unternehmen > Mitarbeiter kannst du alle Mitarbeitenden hinzufügen und ihnen spezifische Benutzerrollen zuweisen, um deren Zugriffsrechte in der Software zu steuern.

• Kursleiter/Dozent: Soll ein Mitarbeiter als Kursleiter wählbar sein, aktiviere den Haken bei „Kursleiter/Dozent“.
• E-Mail-Adresse: Das Feld ist obligatorisch für alle Mitarbeiter.
• Personendaten: Im Reiter „Personendaten“ gib bitte Anrede, Vorname und Nachname ein.
• Öffentlich angezeigter Name: Optional kannst du einen anderen Namen festlegen, der für Kunden sichtbar ist.

Kategorien erstellen

In kutego^® hilft dir eine Kategorie, deine Angebote klar und übersichtlich zu strukturieren. Sie dient als übergeordnete Gruppe, unter der du ähnliche oder zusammenhängende Angebote zusammenfassen kannst. So behältst du den Überblick und bietest deinen Kunden eine intuitive Navigation durch dein Angebot.

Was kann ich in einer Kategorie hinterlegen?

• Beschreibung: Verfasse eine kurze Einführung oder detaillierte Informationen zur Kategorie, um deinen Kunden den Inhalt und Zweck zu erklären.
• Bilder: Lade passende Bilder hoch, um die Kategorie optisch ansprechend zu gestalten und Kunden einen visuellen Eindruck zu vermitteln.
• Handouts: Hinterlege PDF-Dateien oder andere Dokumente, die für Kunden in dieser Kategorie relevant sind (z. B. Kurspläne, Infosheets, Teilnahmebedingungen).

Falls du Kurse anbietest, lege unter Kurse > Kurs-Kategorie deine Kurskategorien an.
Alle Kurstermine, die die gleiche Kursbeschreibung haben und die gleiche Kursart, kannst du in einer Kategorie zusammenfassen.

Möchtest du Einzeltermine anbieten, führe die gleichen Schritte unter 1:1 Termine > Terminkategorie aus.

Grundeinstellungen für den Start

• Status: Schalte den Kurs auf „aktiv“.
• Kursart festlegen: Wähle zwischen Dauer/Block oder Kursreihe.
• Name: Gib deinem Kurs einen klaren, ansprechenden Namen.
• Kursbeschreibung: Erstelle eine kurze Beschreibung deines Angebots.

Zusätzliche Einstellungen

• Im Reiter Bilder: Lade optional mindestens zwei repräsentative Bilder hoch, die dein Angebot visuell unterstützen und verknüpfe je ein Bild mit der Übersichts- oder Detailseite.
• Im Reiter Dateien: Lade optional PDF-Dateien hoch und markiere den E-Mail-Versand, damit diese Dateien bei Buchung eines Angebots dieser Kategorie an den Kunden versendet werden.
• Im Reiter Einstellungen: Kontrolliere kurz die Einstellungen.

Kurstermine / Einzeltermine festlegen

Lege unter Kurse > Kurstermine deine einzelnen Kurse an. Hier kannst du festlegen:

• Datum und Uhrzeit der Termine
• Kursleiter-Zuordnung
• Anzahl der Teilnehmer
• Kundenpreis

Möchtest du Einzeltermine anbieten, lege unter 1:1 Termine > Terminvorlage deine buchbaren Zeiten und Bedingungen an.

Kurs- und Terminbuchung online stellen

Jetzt kommt der spannende Teil – deine Angebote online stellen!

Nachdem du Kurse und/oder Termine erstellt hast, kannst du dein Angebot entweder direkt über das Web-Modul online stellen oder über Inhalte veröffentlichen > den HTML-Code auf deiner Website platzieren.

Fertig!

Geschafft! Dein Angebot ist buchbar.

Weitere Funktionen: Schritt für Schritt entdecken

kutego^® bietet dir noch viele weitere tolle Möglichkeiten – von Nachholmöglichkeiten und Teilnehmerzertifikaten bis hin zu Rabattaktionen und Marketingtools.

Doch das Beste ist: Du kannst all das in deinem Tempo entdecken.

Für den Start brauchst du dich nur auf die Grundeinstellungen und das Anlegen deiner Angebote zu konzentrieren. Alles andere kannst du später ergänzen.

Hilfe und Support

Wenn du Fragen hast oder nicht weiterkommst, sind wir für dich da:

• Video-Tutorials: Schaue dir unsere kurzen Einführungsvideos, die wir in den einzelnen Bereichen der Software für dich platziert haben, um die wichtigsten Funktionen kennenzulernen.
• Support-Termin buchen: Buche deinen persönlichen Termin mit uns. Wir helfen dir, dein Konto optimal einzurichten. Du kannst uns auch schriftlich dein Anliegen schildern und bekommst von uns kurzfristige Hilfe.

Jetzt bist du dran!
Leg gleich los und bring deine Kurse online.
kutego^® macht dir das Leben leichter – Schritt für Schritt.

Und vergiss nicht: Wir stehen dir jederzeit zur Seite, wenn du Fragen hast oder Unterstützung brauchst.

Viel Erfolg mit deiner neuen Angebots-Plattform!
Dein kutego^®-Team